Para ter previsibilidade em vendas é fundamental um planejamento comercial claro e simples. O planejamento permite com que os vendedores atinjam suas metas, a equipe alcance os objetivos, os gestores vislumbrem o crescimento da área e façam os investimentos necessários para toda a empresa.
Quando é o melhor momento para fazer o planejamento de vendas?
O ideal é que cada vendedor tenha seu planejamento estruturado no início de cada mês ou ao final do mês anterior, caso já esteja encerrado o ciclo de fechamento mensal do seu departamento.
Porém, é possível realizar o planejamento a qualquer momento, pois devemos considerar que há profissionais que são contratados fora do período de fechamento e iniciam suas atividades no departamento após o mês ter iniciado.
Além do planejamento mensal é importante realizar o planejamento diário. O vendedor precisa saber quais as principais tarefas para o próximo dia, a agenda dos clientes com os quais precisa conversar e quais propostas precisa cobrar retorno ou negociar.
Por onde começar o planejamento comercial?
O planejamento deve ser dividido em diário e mensal. O planejamento diário auxilia na execução de atividades e escalonamento das vendas, enquanto o planejamento mensal auxilia na concretização das vendas e cumprimento de metas.
Planejamento diário
Para o planejamento diário é necessário dispor de uma agenda, seja ela física ou virtual. Planilhas, CRM, ERP, agenda, calendário, e-mails sinalizados que formam uma lista de tarefas são exemplos de ferramentas para uso diário.
Ao final do expediente, antes de encerrar as atividades, separe 20 minutos para organizar seu próximo dia.
Divida as atividades em grupos como: prospecção, atendimento presencial ou reuniões externas, atividades administrativas (emissão de propostas, pedidos, organização de PDV, alimentação de informações em sistemas ou planilhas, etc.). Depois mensure quanto tempo precisa para realizar cada grupo de atividades, e caso o tempo seja escasso, separe as prioridades e veja o que pode ser feito no dia seguinte.
Não esqueça que podem surgir imprevistos, portanto reserve um período para encaixar tarefas novas. 30 a 50 minutos geralmente são suficientes.
Importante: O que estava planejado e não foi realizado automaticamente deve ser colocado como prioridade para o dia seguinte.
Se sobrar tempo da reserva para imprevistos, aproveite para antecipar alguma tarefa.
Planejamento mensal
Para o planejamento mensal utilize sua carteira de clientes. Considere aqueles clientes que você já esteja atendendo há alguns dias (caso trabalhe no varejo), aqueles clientes que possuem propostas ativas (serviços ou produtos que dependam apenas de aprovação final) e clientes que já adquiriram algo no passado.
No início de cada mês, relacione os clientes com maior chance de fechamento para os primeiros 15 dias e que correspondam entre 50 a 70% da meta mensal total. Reserve para a segunda quinzena os clientes previamente agendados para o mês correspondente.
No décimo dia revise a lista das oportunidades e inclua novos clientes se necessário.
Caso não atinja o percentual esperado ao final da primeira quinzena, garimpe na sua carteira as propostas que possam ser reativadas ou clientes que possam lhe dar alguma indicação.
Importante: Recuse tarefas não urgentes e priorize o relacionamento com seus clientes.
De que forma o planejamento de vendas favorece o controle gerencial e os investimentos?
Quando os vendedores possuem um planejamento comercial, possibilitam aos seus gestores a previsibilidade das vendas e estes, por sua vez, ficam seguros em solicitar à alta gerência da empresa investimentos, tanto para a área comercial quanto para outros departamentos que trabalham em prol do atendimento aos clientes.
O acompanhamento do planejamento diário de cada vendedor permite ao gestor um controle eficiente das tarefas que estão sendo realizadas, quantos clientes estão sendo atendidos e quais tem real interesse na compra, quais ações são necessárias para melhorar as conversões e que dificuldades a equipe de vendas está enfrentando.
Além de um controle eficiente, também gera engajamento entre as partes, proximidade, ações colaborativas e sentimento de importância.
Já o acompanhamento mensal permite prever quantas vendas serão feitas dentro do mês e até provisionar meses seguintes. Com isso o alcance das metas se torna claro e possível e os objetivos trimestrais, semestrais e anuais ficam mais próximos do sucesso.
O gestor da área comercial se sente confiante em solicitar investimentos para a equipe e para a expansão da área comercial. Treinamentos, contratações de novos colaboradores, premiações mais atraentes, aquisição de ferramentas que facilitam a execução das atividades, entre outros, são exemplos de investimentos que se tornam mais frequentes ao ter previsibilidade.
Como está seu planejamento de vendas? Está pronto para impressionar sua equipe batendo metas e incentivar seus colegas a criarem um planejamento bacana?
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